Online Shop Versand organisieren mit Erfolg in 2023 – Versandetiketten, Materialien & VerpackG

Online Shop Versand organisieren leicht gemacht. Nachdem deine ersten Bestellungen eingehen, kommt es auf jede Sekunde an, denn Zeit ist Geld & Kundenzufriedenheit! Nur durch einen effektiven Fullfilment-Prozess kannst du nachhaltig Geld verdienen. Lesbare Versandetiketten effektiv drucken, passende Versandkartons auswählen und gut verpacken sind kritische Erfolgfaktoren des Fullfilments. In diesem Artikel werden Tipps und Tricks vorgestellt, wie man die Versandabwicklung im Online-Shop optimieren kann.

Online Shop Versand organisieren bedeutet Prozess verstehen

Tipps für eine reibungslose Versandorganisation

Das „Online Shop Versand Organisieren“ beinhaltet einige Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Hier sind einige Tipps, wie man eine reibungslose Versandabwicklung gewährleisten kann:

• Wählen der richtigen Versandoptionen: Es ist wichtig, dass man verschiedene Versandoptionen anbietet, damit die Kunden wählen können, wie sie ihre Bestellung erhalten möchten. Dazu gehören Standardversand, Expressversand oder Selbstabholung. Es ist auch sinnvoll, die Versandkosten transparent darzustellen und auf eventuelle Sonderkonditionen hinzuweisen.
• Berechnung von Versandkosten: Bei der Berechnung von Versandkosten sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Dazu gehören zum Beispiel das Gewicht, die Größe der Produkte, der Versanddienstleister, Transportversicherung und die Zielregion.
• Digitaler & nahtloser Prozess: Warenwirtschaft, Shop-System und Versanddienstleister müssen funktionieren. Alle Schnittstellen müssen einen reibungslosen & automatisierten Prozess unterstützen.
• Kundenservice: Eine gut organisierte Versandabwicklung beinhaltet auch, dass man den Kunden während des Versandprozesses auf dem Laufenden hält und ihnen Informationen zum Versandstatus und zu eventuellen Verzögerungen zur Verfügung stellt. Dies trägt dazu bei, dass die Kunden zufrieden bleiben und das Vertrauen in den Online-Shop steigt.
• Rücksendungen und Retouren: Es ist wichtig, dass man sich im Vorfeld Gedanken darüber macht, wie man Rücksendungen und Retouren handhaben möchte und welche Optionen man den Kunden bietet. Dazu gehören z.B. eine kostenlose Rücksendung oder Erstattung des Kaufpreises. Auch hier gilt es, Transparenz zu schaffen und die Kunden entsprechend zu informieren. Eine einfache Rücksendemöglichkeit kann dazu beitragen, dass Kunden zufrieden bleiben und dem Online-Shop treu bleiben. Digitaler Retourenschein mit QR Code ist übliches Procedere. Vermeide Retouren mit diesem Test zum Retourenmanagement, denn Retouren erzeugen Zusatzkosten & schmälern dein Umsatz.

Online Shop Versand organisieren & Versandkosten berechen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie man die Versandkosten berechnen kann. Dabei ist es wichtig, dass man die richtige Methode für sein Warensortiment wählt und die Kosten in einer Gesamtstrategie berücksichtigt.

Hier sind einige Verfahren zur Wahl:

• Feste Versandkosten: Bei dieser Methode berechnet man feste Versandkosten für alle Bestellungen, unabhängig von Gewicht oder Größe der Produkte. Diese Methode ist besonders sinnvoll, wenn man nur wenige Produkte anbietet oder wenn die Produkte ähnliche Gewichte und Größen haben.
• Versandkosten nach Gewicht (Masse): Diese Methode ist sinnvoll, wenn man Produkte mit unterschiedlichem Gewicht anbietet und die Versandkosten sich dementsprechend unterscheiden.
• Versandkosten nach Größe (Volumen): Diese Methode ist sinnvoll, wenn man große oder sperrige Produkte anbietet, die besonders viel Platz im Paket einnehmen.
• Kombination von Gewicht & Größe: Diese Methode ist sinnvoll, wenn man Produkte mit unterschiedlichem Gewicht und Größe anbietet und die Versandkosten sich dementsprechend unterscheiden.

Sind die Kosten berechnet, so kannst du dem Kunden auch kostenlose Lieferung anbieten, wenn eine Mindestbestellmenge (z.B. ab 90€) erreicht ist. Kunden erwarten nach einer PWC Studie kostenlosen Versand & wollen stets informiert sein, über den Versandstatus.

Versanddienstleister, Schäden durch Betrug & Integration

Beim „Online Shop Versand Organisieren“ kannst du dich an einen Versanddienstleister binden oder auch mehrere nutzen. Wenn du mehrere nutzen möchtest, kannst du eventuell deine Kosten optimieren. Beachte auch, dass Gefahrgut nicht jeder Dienstleister zu günstigen Konditionen anbietet.

Folgende Dienstleister solltest du beim Online Shop Versand Organisieren berücksichtigen:

• DHL
• DPD
• GLS
• Hermes
• UPS
• Deutsche Post (Warensendung)

Beim Online Shop Versand organisieren solltest du dir über Probleme mit deinen Versanddienstleister im Vorfeld Gedanken machen. Seit 2022 haben DHL & Deutsche Post (Warensendung) Probleme, denn die Beschwerden sind auf einen Rekordhoch. Selbst Amazon hat dieses Problem. Hier ist gerade in 2023 Prävention wichtig. Kläre deine Kunden auf, wann Sie die Pasketannahme verweigern. Die Transportschadenversicherung wird spät zahlen, berücksichtige das in deinem dünnen Cash-Flow zu Anfang (z.B. 10% Transportverlust). Beachte auch die Deckung bei hochpreisigen Waren.

Meine schlechteste Erfahrung hatte ich mit Hermes in 2019 mit einem bestellten Laptop. Der Lieferant hatte mir als Unternehmer einen billigen Staubsauger statt einen 2.500 Euro teuren Laptop vor die Nase gestellt und wollte mich zwingen, zu unterschreiben. Das Paketlabel wurde vermutlich vom Originalkarton abgelöst und auf den Staubsaugerkarton extra aufgeklebt. Der versuchte Betrug war vermutlich Hermes intern beim Subunternehmer. Jedenfalls habe ich die Annahme verweigert und wurde ungewöhnlich stark bedroht. Der Online Händler schickte 14 Tage später ncohmal ein Laptop mit UPS raus. Jedoch habe ich von mir aus den Online Shop Betreiber und Hermes zu diesem versuchten Betrug proaktiv aufgeklärt.

Ein anderes Beispiel bei Sperrgut / Paletten. Ein großer Baustoffhändler klebt einen leicht lesbaren Kleber auf das Paket, welche den Kunden die Abnahme oder Verweigerungsprozedur im Transportschadenfall erklärt.

Fazit: klare Kundenkommunikation & leicht erkennbare Pakete (Bsp. Paket mit bedruckten Klebeband), Versandlabel mit dem Bereich ohne Barcode über die Kartonkante kleben, sodass ein Riss erkennbar ist, bei unbefugten Zugriff. Bei wertvollen Waren hilft auch ein „anonymes Paket“ohne Branding oder ein guter Lieferant (z.B. UPS statt Hermes).

Für eine Integration kannst du Portale & APIs der Versanddienstleister wie Deutsche Post (Warensendung), DHL (Pakete), UPS, DPD, Hermes oder GLS nutzen. Wichtig ist, dass deine Versanddaten automatisiert übertragen werden. Du hast allerdings auch einen Nachteil, dass du als kleiner Online Händler nicht so gute Konditionen bekommen wirst.

Du kannst Versand-Vermittler (SSP = Shipping Service Provider) wie Sendcloud oder PacklinkPro nutzen, um bessere Konditionen zu erhalten oder den Versand mit deinem Shop zu verbinden. Ich Empfehle jedoch direkt Integrationen, da Zuschläge und Verlustmeldungen (Transportschaden)  hier transparent & schneller abgewickelt werden. Sendcloud hat gute Bewertungen (01/2023) vorliegen. PacklinkPro ist bisher eher negativ aufgefallen, auch beim Datenschutz als Auftragsdatenverarbeiter!

Online Shop versand organisieren mit Tools & Technologien

Die Nutzung von Tools und Technologien kann dazu beitragen, die Versandorganisation im Online-Shop zu optimieren und zu vereinfachen.

Hier sind einige Möglichkeiten:

• Integration von Versanddienstleistern: Durch die Integration von Versanddienstleistern wie DHL, UPS, Hermes, DPD, GLS oder der Deutschen Post in den Online-Shop können Kunden bequem ihre Versandoptionen auswählen und die Versandkosten berechnen lassen.

• Nutzen von Warenwirtschaftssystemen: Warenwirtschaftssysteme wie JTL oder Dreamrobot bieten umfassende Funktionen zur Steuerung und Verfolgung des Versandprozesses, wie zum Beispiel die Erstellung von Versandetiketten, die Verwaltung von Lagerbeständen, digitale Packlisten und die Überwachung von Lieferzeiten.

• Nutzen von Versandmarken und -etiketten: Durch das Nutzen von Versandmarken und -etiketten kann man den Versandprozess beschleunigen und Fehler vermeiden. Die Marken und Etiketten können direkt über eine Schnittstelle gekauft und ausgedruckt werden.

Online Shop Versand organisieren mit richtigem Material

 Für das Versenden werden folgende Packmittel verwendet:

• Versandtaschen (Deutsche Post Warenversand)
• Versandkartons unterschiedlicher Größe/Form & Materialstärke (ein-& doppelagige)
• Füllmaterialien (Holzwolle, Papp-Schredder, Chips, Packpapier, Luftkissen, Schumfolien etc.)
• Klebebänder (PP-/PVC-Klebeband, Papier-Klebeband) & Klebebandabroller
• Umreifungsband (bei schweren oder unhandlichen Paketen zur Verstärkung)
• Versandetiketten (Thermodirekt oder Thermotransfer)
• Wage zur Kontrolle

Versandtaschen sind besonders bei kleinen Einzelsendungen (z.B. Ebay-Marktplatz) sehr kostengünstig. Hier auf Polsterung achten.

Bei den Versandkartons reichen bei leichten Warensortiment oft einlagige Wellpapen. Für schwere Warensortimente mit Dosen etc. empfiehlt sich die teure Doppellage. Beim Kauf auf die (Gurt)Maße der Versanddienstleister achten. Sehr günstig bekommst du Kartons & mehr hier*.

Füllmaterial sollte umweltbewusst sein. Füll-/Stopf-Papier, Holzwolle & BioChips sind hier zu nennen. Wenn man genug Warenumsatz hat, lohnt sich eine Kartonschredder Maschine, um die Eingangsverpackungen als Füllmaterial zu verwenden und Folienmaterial einzusparen. Vor- und Nachteile solch einer Anschaffung (1.600€* – 12.000€) sind abzuwägen.

Bei Klebenbändern reichen oft PP-Klebebänder aus. Jedoch gibt es oft auch extrem schlechte Qualitäten. Daher meine Empfehlung, diese nur beim Spezialisten* kaufen.

Bei den Versandetiketten kann man auch so einiges falsch machen. Im kostengünstigen Thermodirektverfahren ist das Papier hitzeempfindlich, da der Drucker ohne Tinte und damit ohne Zusatzkosten für Farb-Patronen/Bänder, auf diese Klebe-Etiketten direkt druckt. Achte neben der Thermodirekt-Eigenschaft auch auf das Format und die Rollengröße. Innen- & Außendurchmesser müssen zum Drucker passen. Den passenden Drucker und die passenden Rollen für deinen Zebra-Drucker kannst du in diesem Artikel finden.

Meine Material-Empfehlung zum Start deines Online Shops in 2023

Zum Start empfehle ich erstmal eine Analyse des Warensortiments & eine Versanddienstleister-Kosten-Strategie, dann kaufe Folgendes kostengünstig:

• max. 3 Versandverpackungen* unterschiedlicher Größe in großer Menge,
• Papier als Füllmaterial* (Füll-/Stopfpapier) in großer Menge,
• Klebeband (PP* oder Papier*) in mittel großer Menge,
• Versandetiketten-Rollen* nach Versanddienstleister-Anforderungen (DHL, DPD Label Größe)
• Etiketten- oder Label-Drucker (erfolgskritisches Element, empfehle 2 St. (Ersatz))
• Packtisch (Tisch mit Regal für Material & Computer & Etikettendrucker)
• Wage

Insgesamt kannst du mit mind. 1.500€ Startkapital für deinen Start in den „Versand“ rechnen plus Lagerregale und Lizensierung (s. Kapitel VerpackG).

Rechtliche Aspekte beim Online Shop Versand Organisieren

Die Versandorganisation im Online-Shop ist auch immer mit rechtlichen Aspekten verbunden, die es zu beachten gilt. Nutze rechtliche Expertise wie eRecht24* oder den Händlerbund. Hier sind einige Punkte, die man berücksichtigen sollte:

• Genehmigungen & Lizenzen: Je nach Art des Online-Shops und der angebotenen Produkte könnten Genehmigungen und Lizenzen erforderlich sein. Systembeteiligungen (Verpackung, Elektro) & Thema Gefahrgut ist prüfen.

• Datenschutzbestimmungen & Verbraucherschutzbestimmungen: Es ist wichtig, dass man die geltenden Datenschutzbestimmungen und Verbraucherschutzbestimmungen einhält und die Kunden entsprechend informiert. Eine Weitergabe & Verarbeitung von Kundendaten im Fullfilment/Dropshipping bedarf einer Zustimmung & eines Vertrages zur Auftragsdatenverarbeitung. Widerrufsbelehrung, AGB & Datenschutzerklärung nach DSGVO müssen dem Kunden zugänglich sein.

• Abschließen von Versicherungen: Um das Transport- und Lagerrisiko abzusichern, kann es sinnvoll sein, Versicherungen abzuschließen, die im Falle von Schäden oder Verlust bei der Lagerung oder während des Versandprozesses greifen.

Verpackungsgesetz (VerpackG) beim Online Shop organisieren beachten!

Das Thema Verpackungsgesetz ist beim Online Shop Versand Organisieren ein Kernthema. Seit der Novellierung des VerpackG zum 01.07.2022 gilt die Registrierungspflicht für Hersteller aller Verpackungen! Weiterhin besteht seit dem eine Pflicht zur Prüfung bei Teilnahme an Online Marktplätzen (ebay, Amazon etc) durch Marktplatzbetreiber.

Generell muss jeder im gewerblichen Handel sowie jeder „Erstinverkehrbringer neuer Verpackungen“ das VerpackG erfüllen. Bei Nichtbeachtung drohen Bußgelder & Abmahnungen! Absolut jeder in der Handelskette (Hersteller, Importeure, Zwischenhändler, Marktplätze, stationärer Einzelhandel, online Handel etc.) ist davon betroffen. Transportverpackungen zählen auch dazu.

Also gilt für dich beim „Online Shop Versand Organisieren“ u.a. Folgendes:

• Registrierung beim Verpackungsregister (LUCID, ERP-Nummer) über ZSVR
• Systembeteiligung (Lizenz erwerben), wenn du gewerbsmäßig Verpackungen mit Ware befüllt in Verkehr bringst in der BRD, die Abfall beim Endverbraucher erzeugen.
• Datensammlung & Meldung zu deinen Verpackungen (Materialart, Masse, Beteiligung):
  • Jahresabschlussmeldung beim ZSVR zum 15.05. des Folgejahres
  • anzumeldende Mateialarten & Mengen zum nächsten Kalenderjahr zum 30.11. des laufenden Kalenderjahres, dannach unverzüglich.
• Vollständigkeitserklärung wenn >50to Papier/Pappe, >80to Glas, >30to andere Materialien (eher unrelevant für Online Shop Gründer)

Nutze den Ratgeber und Verpackungsrechner des Händlerbundes zur ersten Schätzung deiner Mengen, um deine erste Lizenz zu kaufen. Führe beim „Online Shop Versand Organisieren“ eine kleine pragmatische Excel-Tabelle über dein Verpackungsmaterial. Die Lizenz kannst du über Lizenzero einfach & schnell online erwerben. Doch VORSICHT, vergleiche, denn beim Online Shop Versand Organisieren kannst du viel sparen. Verpackgo.com (GrünerPunkt) scheint viel günstiger als Lizenzero.

Berechnungsbeispiele für 12*100 Pakete, Größe M (37,5x30x13,5 cm) bei Verpackgo.com mit:

• Packband (PVC) & Papier als Füllmaterial -> 360 kg Papier, 5 (4,8) kg Kunststoff = 66,51€
• Packband (PVC) & Kunststoff (Luftpolster) -> 330 kg Papier, 29 (28,8) kg Kunststoff = 79,60€

Lizenzero kostet mehr (134,93€ bzw.156,29€). Vergleich v. 10.01.2023

Beachte, dass diese Lizenz nur für die BRD gültig ist. Willst du im EU-Ausland Kunden bedienen, so sind auch dort ggf. Lizenzen & Meldungen zu machen.

Registrierungspflicht gilt für jeden in der Handelskette, Systembeteiligung (Lizensierung) jedoch nicht unbedingt. Es gibt systembeteiligungspflichtige und nicht systembeteiligungspflichtige Verpackungen. Systembeteiligungspflichtige Verpackungen entsorgt i.d.R. der Endverbraucher über seinen lokalen Müllentsorger.

Für nicht systembeteiligungspflichtige Verpackungen gilt eine unentgeltliche Rücknahmepflicht nach §15 Abs. 1 VerpackG am Ort der Übergabe oder in der Nähe. Zu dieser Art von Verpackungen zählen:

• Verkaufs- & Umverpackungen im Gewerbehandel
• systemunverträgliche Verkaufs- & Umverpackungen
• Transport- & Mehrwegverpackungen
• schadstoffhaltige Füllgüter (z.B. Bremsenreiniger)

Hersteller & Vertrieb müssen über Rückgabemöglichkeiten sowie dem Sinn & Zweck im angemessenen Umfang für nicht systembeteiligungspflichtige Verpackungen informieren. Weiterhin sind Nachweispflichten zur Rücknahme & Verwertung zu erfüllen sowie Mechanismen zur Selbstkontrolle festzulegen.

Beachte auch das Sonderthema Einweggetränkeverpackungen beim Online Shop Versand organisieren.

Nachhaltigkeit & Branding beim Online Shop Versand organisieren

Online-Shopping kann nachhaltiger sein als der stationäre Handel. Hohe Retourenraten wie z.B. bei Bekleidungsartikel sind eher weniger umweltfreundlich als Sammelbestellungen für Waren, die man in mehreren stationären Läden einkaufen müsste. Eine Untersuchung dazu findest du hier. In Verbindung mit nachhaltigen Füllmaterial (Plastikfrei) und CO2-neutralen Versand kannst du diese Werte deiner Marke dem Kunden vorleben und somit authentish sein. Berücksichtige dies beim Thema Online Shop Versand Organisieren in kleinen Details. Du kannst z.B. das Papierklebeband auch mit deinem Branding bedrucken lassen. Du darfst mit dem Grünen Punkt werben, wenn du dort eine Lizenz für deine Verpackungen erwirbst.

Häufige Fehler beim Online Shop Versand Organisieren

• Falsche oder unvollständige Bestellung kommt beim Kunden an:
  • Artikel fehlen, weil entweder nicht im Karton oder bei mehrteiligen Versand nicht versendet,
  • es sind falsche Artikel im Karton,
  • ganzer Karton ist falsch befüllt
• Versandverpackung ist unzureichend/mangelhaft:
  • Verpackung in Größe & Materialstärke passt nicht zum Warensortiment / zur Bestellung,
  • Füllmaterial fehlt, zu wenig oder ist falsch,
  • Klebeband klebt nicht oder ist falsch aufgezogen

FAQ zum Online Shop Versand organisieren & Kosten sparen