Buchhaltung im Online Business erfolgreich organisieren – Top 3 Buchhaltungsprogramme im Vergleich 2023

Die Buchhaltung, genauer Finanzbuchhaltung (FiBu) ist ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor im Online Business. Mögliche Probleme zeigen sich oft erst spät mit fatalen Konsequenzen für das Unternehmen. Egal ob Warenhandel (eCommerce) oder Dienstleistungsbereich, die Anforderungen an die Buchhaltung und Buchaltungssoftware sind hoch. Von der recht einfachen Buchführung mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EUR) bis zur doppelten Buchführung mit Bilanzierung gilt es einiges zu beachten. Bei allen Fragen zum Thema Steuern, bitte direkt an einen Steuerberater wenden. Ich bin Unternehmer, kein Steuerberater und habe mit Lexoffice, Lexware und sevDesk Erfahrungen gesammelt.

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Im Vergleich zeigt sich, dass LexOffice auf professionelle externe Warenwirtschaft setzt, während sevDesk für insgesamt 46,90€/Monat eine Buchhaltung + einfache Warenwirtschaft anbietet und nicht mit Konkurenten wie Dreamrobot zusammenarbeitet.

Weiterhin zeigt sich, dass eine einfache & intutive Bedienung für den Steuerlaien bei beiden Kandidaten gewährleistet ist, während Profilösungen (Sage, Colmexx, Lexware Buchhalter) nur mit Erfahrung in der Buchhaltung bedient werden können.

Grundlagen – Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen

Die Buchhaltung ist der Prozess der Erfassung, Klassifizierung und Überwachung von Finanztransaktionen eines Unternehmens. Es umfasst die Erstellung von Finanzberichten wie Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV), die dazu verwendet werden, die finanzielle Gesundheit und Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu überwachen sowie die Steuerlast zu berechnen.

Die (Finanz-) Buchhaltung ist Teil des kaufmännischen Rechnungswesen mit seinen 4 Hauptthemen:

• Finanzbuchhaltung (FuBi)
• Kosten-Leistung Rechnung (KLR)
• Auswertung (Controlling)
• Planungsrechnung

Das Rechnungswesen & speziell die Buchhaltung in deinem Betrieb/Unternehmen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Die Aufgaben teilst du dir mit deinem Steuerberater auf. Das sogenannte externe Rechnungswesen übernimmt in der Regel zu 100% dein Steuerberater mit der Erstellung von Abschlüssen (GuV, Bilanz). Das interne Rechnungswesen liegt bei dir! Dazu zählt u.a. die Kostenrechnung (KLR) oder auch deine Ertragsrechnung (ROI, ROAS etc.) bzw. Planung.

Die Buchhaltung umfasst das Kunden-, Lieferanten- und Hauptbuch. In der Buchhaltung kannst du zumindest die „vorbereitende Buchhaltung“ leisten. Es gibt 3 unternehmerseitige Buchhaltungstypen, die deinen Anteil an der monatlichen Buchhaltung beschreiben:

•  Vobereiter (mininaler Aufwand, Belege erfassen, digitaler Pendelordner, dein StB macht alles)
• Vorkontierer (wiederkehrende Belege werden von dir verbucht, Rest erledigt dein StB)
• Selbstbucher (mittleres Wissen zu Buchungssätzen erforderlich, StB macht wenig bis nichts)

Die Aufgabe der Belegerfassung als vorbereitende Buchhaltung kannst du mit einer guten Buchhaltungssoftware mit Datev-Schnittstelle zum Steuerberater übernehmen. Auch das Anlegen von Lieferanten und Kundendaten ist einfach. Das Buchen der Belege im Hauptbuch kann dagegen sehr anspruchsvoll sein, gerade wenn umsatzsteuerliche Sonderthemen wie „Drittland“ aufkommen, sind Gründer oft schon überfordert und viel Zeit kostet!

Eines der wichtigsten Gesetze der FiBu ist „keine Buchung ohne Beleg!“. Damit ist gleichzeitig deutlich, dass Belege die Grundlage der Buchhaltung bilden. Belege sind Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen sowie Lieferscheine. An einen Beleg wie eine Rechnung werden diverse Anforderungen gestellt. Nicht jede Rechnung ist ordnungsgemäß. Daher prüfe bei der Belegerfassung jeden Beleg auf wichtige Merkmale einer ordnungsgemäßen Rechnung mit dieser Checkliste. Das kann bei einer Betriebsprüfung nach 5 Jahren zum Verhängnis werden! Prüfe also vor der Belegerfassung, ob der Beleg die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung (GoB) erfüllt.

Wann einfache Buchführung (EÜR) oder doppelte Buchführung?

Einzelunternehmer (1 Person), GbRs (mehrere Personen) und Freiberufler benötigen keinen umfangreichen gewerblich eingerichteten Betrieb. Da reicht oft eine einfache Buchaltung mit EÜR. Im Grunde ist EÜR ein einfaches Abziehen der Einnahmen von Ausgaben sowie die Berücksichtigung von Anlagevermögen (AfA) und fertig ist die Gewinnermittlung. Hinzu kommt noch das Thema „Umsatzsteuer“.

Für Gewerbebetriebe sowie alle Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch (HGB), dazu zählen z.B. Personengesellschaften (OHG, KG, GmbH & Co KG) oder Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG), gilt es die doppelte Buchführung anzuwenden. Bei dieser Methode wird jeder Geschäftsvorfall doppelt gebucht. Auf einem Konto (Soll) und auf einen Gegegkonto (Haben). Man bucht nach dem Prinzip „Soll an Haben“.

Es existieren Umsatz- und Gewinn-Schwellenwerte nach § 241a HGB und § 141 AO für die Pflicht einer doppelten Buchführung für Gewerbetreibende, Einzelunternehmen & eingetragene Kaufleute (e.K), die dann als „Kleingewerbe“ bezeichnet werden:

• bis 600.000 Euro Jahresumsatz und/oder
• maximal 60.000 Euro Gewinn

Damit entfällt für ein „Kleingewerbe“ neben der doppelten Buchführung auch die Pflicht zur Bilanz, Jahresabschluss, Jahresabgrenzungen & Inventur. Ein Kleingewerbe spart daher viel Kosten & Aufwand ein, solange es nicht im Handelsregister eingetragen ist. Für haftungsbegrenzende Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG) gilt dies leider nicht.

Wenn du diese Grenzen überschreitest, dann findet auch ein Rechtsformwechsel nach HGB statt mit Handelregistereintrag. Der Einzelunternehmer wird zum eingetragenen Kaufmann (e.K.) und die GbR wird zur OHG

Meine Erfahrung ist, dass du mit bestimmten Geschäftsmodellen im Online Business schnell diese Umsatzschwellen erreichst, wenn du es in Vollzeit angehst oder speziell das Dropshipping betreibst. Im Internet finden sich „Umsatzmillionäre“, die gerade mal 100.000€ Gewinn im Jahr erwirtschaften bei ca. 1 Million Umsatz.

Daher meine Empfehlung: Umsatz schätzen (s. dein Businessplan) und Finanzierung prüfen, denn Banken verlangen bei bestimmten Finanzierungen eine Bilanz.

Vielleicht startest du direkt mit einer GmbH oder UG, dann gilt direkt doppelte Buchführung. Nebenberufliches „Ausprobieren“ womöglich auch umsatzsteuerbefreit als Kleinunternehmer ist natürlich auch eine gute Idee für die ersten Versuche als Unternehmer mit einfacher Buchführung (EÜR). 

Kosten für eine Buchhaltung bei EÜR

Je nachdem wie viel du selbst an Arbeit übernimmst, wie hoch dein Umsatz ist und wie kompliziert deine Buchungsvorgänge sind, können diese Kosten variieren. Die Steuerberater haben Vergütungssätze, die im Mittel vorgegeben werden. Manche sind dreist & teuer andere sind fair. Jedenfalls ist ein gewisser „Spielraum“ vorhanden. Und in diesem Punkt kommt es drauf an, was du alles mit deinem Buchaltungsprogramm übernehmen kannst.

Nicht jede Buchhaltungssoftware unterstützt dich als „Laie“ gleich gut. Belege automatisiert erstellen und manuell Erfassen gehört zu deinem Verantwortungsbereich. Daher musst du sicherstellen, dass dein Online Shop mit Zahlungssystem und Rechnungsstellung, deine Warenwirtschaft und dein Fullfilment kompatibel ist mit deiner Buchhaltung.

Im Schnitt fallen insgesamt 3.900 Euro bei der einfachen Buchführung (EÜR) im Jahr an für Einzelunternehmer mit Umsatzsteuerpflicht. Alles inklusive deinem Buchaltungsprogramm, deinem Steuerberater mit laufender Hauptbuchführung, Umsatzsteuermeldungen + USt-Jahresabschluss und GuV-Abschluss.

Mein Spartipp: Du kannst deine Geschäftsidee (s. Artikel Online Business Idee) als Kleingewerbe testen und auf die Umsatzsteuermeldung verzichten, indem du die Kleinunternehmer-Regelung im Sinne des Umsastzsteuergesetzes anwendest. Damit sparst du dadurch bei den Steuerberater-Kosten erheblich.

Bedingung ist jedoch, dass du nicht mehr als 17.500 € Vorjahresumsatz bzw. im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000€ Umsatz machst. Das macht nur Sinn, wenn du große Margen hast oder langsam wächst. Mit Warenhandel wirst du bei ca. 40% Gewinn bei 17.500€ Umsatz nicht viel zum Wachsen übrig haben. Daher eignet sich diese Strategie eher im Dienstleistungssektor (Webinare, eBooks etc.) oder bei langsamen Wachstum und geringen Investitionen. Der Vorteil der Umsatzsteuerpflicht ist z.B. der Vorsteuerabzug, dass bedeutet du hast 19% mehr Cash auf investierte Güter, da du im Einkauf die gezahlte MwSt. vom Staat zurück bekommst und erst im Verkauf nach und nach wieder an den Staat zurück zahlst.

Kosten für eine Buchhaltung bei doppelter Buchführung

Doppelte Buchführung ist kostenintensiv. Im Schnitt werden für das gesamte Paket ca. 7.500 Euro im Jahr fällig. Neben laufender Buchhaltung & Inventur sind die Bilanz und die Abgrenzungen das Teure an der Sache. Weiterhin muss auch für die Archivierung im Sinne der GoBD gezahlt werden. E-Mails mit geschäftlichen Inhalten müssen nachweislich & unveränderbar gespeichert werden.

Kosten für die Lohn-Buchhaltung & Dokumentationspflichten!

Hast du als Einzelunternehmer auch Mitarbeiter wird es so richtig Aufwendig. Du hast neben vielen Dokumentationspflichten (Arbeitszeit, Urlaubstage, Krankheit, Feiertage etc) auch mit der Krankenkasse und/oder der Knappschaft, der BG sowie dem Finanzamt (Lohnsteuermeldung), viele Informationen fristgerecht monatlich/jährlich zu melden. Diese Daten müssen auch gut dokumentiert und unveränderbar archiviert werden, denn die deutsche Rentenversicherung (DRV) wird deinen Betrieb mind. alle 5 Jahre einmal gründlich prüfen.

Spar-Tipp: Lass ein spezialisierten Lohn-Buchhalter diese Aufgaben erledigen. Dein Steuerberater ist stets teurer als der Lohndienstleister. Ich habe sehr gute Erfahrungen mit Lohn-Union gemacht. Du sparst über 50%!

Empfehlung: Achte auf kompatible Systemschnittstellen (Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung, Buchhaltung)

Wichtige Finanzberichte im Online Handel

Ein wichtiges unterjähriges Kontrollinstrument ist die BWA = Betriebswirtschafliche Auswertung, welche aus deinen Pflichten zur Buchhaltung quasi nebenbei entsteht. Darin hast du einen guten Überblick über deine Finanzen je Monat/Quartal und kannst die Lage zur Liquidität & Kosten postum deines Betrachtungszeitraumes (Monat/Quartal) prüfen. Der BWA ist eine kurzfristige Erfolgsrechnung.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist dagegen eine Erfolgrechnung aufs Wirtschaftsjahr bezogen. Auch eine postum Betrachtung.

Beides, BWA und GuV liefern dir alle Buchhaltungsprogramme, die man so kennt. Für die Steuerung im Online Business (eCommerce Controlling) sind diese weniger Interessant im Alltag. Wichtige Kennzahlen, sogenannte Key Performance Indikatoren (KPIs) werden aus der Buchhaltung, der Kostenrechnung im Rechnungswesen und anderen System (Shop, Kampagnen-Steuerung) ermittelt.

Buchhaltungssoftware – Schnittstellen, APIs & Co

Im Online Business muss die Buchhaltung 100% digital und größtenteils automatisiert sein, um mit dem Wettbewerb mithalten zu können. Das passende Setup deiner Buchhaltung ist abhängig von deinem Geschäftsmodell und deinen Prozessen.

Das folgende Bild ist „buchhaltungszentrisch“, man kann auch „warenwirtschaftszentrisch“ arbeiten (z.B. JTL zu Datev). Es hängt auch davon ab, wo Belege automatisiert erstellt werden. Mit eigenen WordPress Online-Shop mit WooCommerce können Belege (Rechnungen) im Shopsystem entstehen, während auf Marktplatz A vielleicht aus der Buchhaltung direkt eine Rechnung entsteht. Damit entstehen mehrerer Rechnungsnummernkreise. Auch die Anbindung von Banken & Zahlungsanbietern (Paypal) ist dringend erforderlich. Je nachdem wer die Umsatzsteuer macht, kann eine Elster-Schnittstelle zum Finanzamt in der Buchhaltungssoftware erforderlich sein. Der Steuerberater hat meist eine Datev-Schnittstelle. Die Anbindungen über Schnittstellen mit einer passenden API (Application Programming Interface) sind nicht immer effektiv oder gar vorhanden. Dann müssen Daten manuell ex- & importiert werden.

Wie du erkenenn kannst, ist das Buchhaltungsprogramm dein Sammelpunkt zum Steuerberater und damit zentraler Bestandteil. Nicht jede Buchhaltungssoftware kann das alles super effektiv leisten. Dieses Beispiel ist sehr anspruchsvoll, da es sich um ein Online Shop mit eigenem Lager und Multi-Channel-Marketing handelt. Für komplexe Fälle sind dann ERP Systeme mit integrierter Buchhaltung und Ressourcenplanung sinnvoller.

Ein einfaches Beispiel für einen Dienstleister (Einzelunternehmen) im Education/E-Learning-Bereich für Webinare, welche über Coachannel* & Digistore24 als Reseller vertrieben werden, findet sich im Folgenden. Dabei wickelt Digistore24 in Verbindung mit seiner Webinar-Plattform (Coachannel) als Reseller alles für dich ab, gegen kleine Gebühr versteht sich. Du kannst dir dann ein mal im Monat alles auszahlen lassen um muss nur einen Beleg für deine Einnahmenseite buchen und brauchst dir auch keine Gedanken um die Umsatzsteuer bei deinen Endverbrauchern machen.

GoBD konforme Buchhaltung – Stoplperfalle im Online Business

Achte auf einwandfreie Schnittstellen und Systemkonfigurationen, welche den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entsprechen. Spezialisierte Steuerberater im eCommerce können dir in dieser Frage schnell helfen.

Kassensystem / POS für den stationären Handel

Erst online wachsen, dann auch stationär sichtbar werden mit einem eigenen Store. Dazu müssen Kassensysteme mit hohen Anforderungen durch das Finanzamt (KassenSichV, TSE, GoBD, GDPdU konform) an die Buchhaltung angebunden werden. Für Lexoffice und für SevDesk gibt es Kassensystem-Anbieter (Flour, Oliversuite) wobei nur Lexoffice dies offiziell als Leistungspunkt listet.

Leistungsfähige Buchhaltung im Online Handel (eCommerce)

Eine Buchhaltungssoftware im Online Handel muss viel leisten. Mehr als 1000 Belege in kurzer Zeit zu verarbeiten ist keine Kleinigkeit. Bei nur 2 Minuten Mehrarbeit je Beleg entstehen mal eben 33 Stunden Zeitaufwand! Neben Verkaufsbelegen (Rechnungen) fallen auch Retouren an, welche Gutschriften erzeugen. Das Mahnwesen und offene Posten müssen effektiv verwaltet werden.

Wer Zahlung per Vorkasse anbietet, der muss die Bankbuchungen prüfen. Das kann nicht jede Software gleich gut. Auch die Logistik ist ein wichtiges Thema, denn es sind verschiedene Versandanbieter, bei denen „Etiketten“ abgerechnet werden müssen.

„Drum Prüfe wer sich bindet! Teste die Systeme vor dem Betrieb ausgiebig. Jedes hat seine Schwächen. Die Buchhaltungssoftware muss zu dir & deinem Setup passen. Ein Wechsel im Betrieb gleicht einer Operation am offenen Herzen und kostet dich viel Geld“

Programme mit Buchaltung bzw. Schnittstelle zur Buchhaltung (Datev) mit umfangsreichen Funktionen (ERP, WaWi etc) für den Online-Versandhandel findet man bei:

• Sage – von Kleinunternehmen bis Großhandel, alles in der Cloud, etwas teure Lösung
• Dreamrobot – Cloud-WaWi mit Rechnungsexport an Datev, Lexoffice, Lexware, Collmex, Sage..
• Etrada – individuelle Lösung je nach Geldbeutel
• Collmex – Cloud Lösung – Buchhaltungsmodul buchbar
• JTL – lokale & Cloudlösung verfügbar, Anbindung an Datev, Buchhaltung-API über 3. Anbieter

Beachte die Kosten dieser Software-Lösungen. Basisfunktionen, Schnittstellen & Zusatzpakete kosten meist Fix im Monat, während es auch Transaktionskosten geben kann. Manche Cloud-Buchhaltungsprogramme haben eigene Warenwirtschaft und stehen damit in Konkurrenz zu den professionellen Lösungen (JTL, Dreamrobot etc.). SevDesk unterstützt Dreamrobot nicht, hat aber auch eigene WaWi.

Meine Empfehlungen: Wenn Marktplätze wie ebay und/oder Amazon bedient werden, dann bei wenig technischen KnowHow Dreamrobot in der Cloud nutzen. Bei gutem technischen KnowHow und eigener kleinen IT würde ich zur lokalen JTL greifen. Beide WaWi-Systeme bieten gute Anbindungen an leistungsfähige Buchhaltungssysteme wie Datev vom Steuerberater, an Lexoffice, Lexware Buchhalter, sevDesk etc.

Buchhaltung für Dienstleister – wenn Zeit = Geld ist

Wer seine Leistung gegen Geld anbietet ist Dienstleister. Oft wird ein Zeit- & Projektmanagement erforderlich, welches optimal mit der Buchhaltung zusammen arbeiten sollte. Auch das gibt es in der Cloud und kann direkt verknüpft werden. Ich benutze im Bereich von Ingenieurdienstleistungen Timicx und habe auch Clockodo* viel genutzt im Bereich IT-Dienstleistungen. Timicx kann nur mit Lexoffice & Easybill verbunden werden. Clockodo kann man auch an Lexoffice, sevDesk, Easybill, Fastbill, Sage und Billomat anbinden.

Buchhaltungssoftware für Fortgeschrittene

Ein Urgestein mit dem ich aufgewachsen bin ist Lexware. Lexware Buchalter eignet sich zum führen mehrerer Firmen gleichzeitig. Eine sehr gute Lösung hat auch Sage im Angebot. Experten buchen mit Datev. Mit dieser Buchhaltungssoftware ist die Hauptbuchführung und die GuV bzw. Bilanz schnell erstellt.

Buchhaltungssoftware für Einsteiger (Gründer)

Neben LexOffice sind sevDesk und FastBill gut geeignet für Einsteiger & Gründer. Der Unternehmerheld ist eine Kooperation mit Sevdesk eingegangen und damit etwas teurer als Sevdesk. Der Buchhaltungsbuttler ist aus meiner Sicht noch nicht „reif“ und daher nur auf der Beobachtungsliste.